Rehber · Belge düzeni · 2026
Muhasebe sürecinde düzenli tutulacak ve paylaşılacak belgeler Mesleki inceleme sürüyor
Hangi belgeleri, ne sıklıkla ve ne kadar süre saklamanız gerektiğine dair sade bir kontrol listesi.
Muhasebe kayıtlarının doğru ve zamanında tutulabilmesi, büyük ölçüde belgelerin düzenli biçimde toplanmasına bağlıdır. Beyannameler belirli günlerde verildiği için eksik bir fatura ya da dekont, beyanın düzeltilmesine veya gecikmesine yol açabilir. Aşağıdaki liste, işletmelerin çoğunda düzenli olarak ihtiyaç duyulan belgeleri bir araya getirir.
Her ay toplanması gereken belgeler
- Satış belgeleri: Düzenlenen e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-Serbest Meslek Makbuzlarının listesi; iptal ve iadeler.
- Alış ve gider belgeleri: Mal ve hizmet alım faturaları, gider pusulaları, kira ödemelerine ait dekontlar.
- Banka ve kasa hareketleri: Tüm banka hesaplarının dönem ekstreleri, POS ve sanal POS raporları.
- Personel bilgileri: İşe giriş ve çıkışlar, çalışılan gün sayıları, ücret ve ek ödeme bilgileri.
- Sözleşmeler: Yeni imzalanan kira, hizmet, satış ve kredi sözleşmeleri.
Ne zaman paylaşılmalı?
Aylık beyannamelerin son günleri GİB vergi takviminde ilan edilir. Örneğin takvime göre Eylül 2026 dönemine ait muhtasar ve prim hizmet beyannamesinin son günü 26 Ekim 2026, aynı döneme ait KDV beyannamesinin son günü 28 Ekim 2026'dır. Bu nedenle belgelerin, ay kapanır kapanmaz ve her durumda beyan gününden yeterince önce mali müşavirle paylaşılması önerilir.
Ne kadar süre saklanmalı?
- Vergi Usul Kanunu md. 253'e göre defter tutan mükellefler defterleri ve belgeleri, ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl saklar.
- Türk Ticaret Kanunu md. 82'ye göre tacirler ticari defterleri ve kayıtların dayandığı belgeleri on yıl saklar; süre, belgenin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar.
- 5510 sayılı Kanun md. 86'ya göre işverenler işyeri defter, kayıt ve belgelerini izleyen yıl başından başlayarak on yıl saklar.
Farklı kanunlardaki süreler birbirinden bağımsız işlediği için uygulamada en uzun süreye göre hareket etmek kayıp riskini azaltır.
Pratik öneriler
- Belgeleri ay ve tür bazında klasörleyin; elektronik belgeleri özgün dosya biçiminde saklayın.
- Banka hesap hareketlerini açıklamalarıyla birlikte iletin; açıklamasız tahsilatlar kayıt aşamasında soru doğurur.
- Yeni bir sözleşme, personel veya şube açılışını olayın olduğu ayın içinde bildirin.
Resmî kaynaklar
- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (işlenmiş metin) — Mevzuat Bilgi Sistemi (Cumhurbaşkanlığı)
- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (işlenmiş metin) — Mevzuat Bilgi Sistemi (Cumhurbaşkanlığı)
- 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu (işlenmiş metin) — Mevzuat Bilgi Sistemi (Cumhurbaşkanlığı)
- Vergi Takvimi — Gelir İdaresi Başkanlığı
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; kişiye özel yükümlülükler işletmenin durumuna göre farklılık gösterebilir.