Rehber · e-Belge · 2026

Elektronik belgelerin saklanması Mesleki inceleme sürüyor

e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-Serbest Meslek Makbuzu gibi belgelerin nasıl ve ne kadar süre saklanacağı.

Yürürlük

1 Ocak 2026 itibarıyla

Son mesleki inceleme

Henüz yapılmadı

Kaynak bağlantı kontrolü

15 Ekim 2026

Elektronik belgeye geçiş, kâğıt arşiv ihtiyacını azaltır; ancak saklama yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. VUK 509 Sıra No.lu Genel Tebliğin "Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğü" bölümü, e-Belgelerin nasıl saklanacağını ayrıntılı olarak düzenler.

Düzenleyen ne yapmalı?

Tebliğe göre e-Belgeyi düzenleyen mükellef, belgeyi üzerindeki mali mühür veya elektronik imza ile birlikte, kanuni süreler boyunca elektronik, manyetik veya optik ortamda saklar ve istendiğinde aynı yollarla ibraz eder. Mali mühür ve elektronik imzanın doğruluğu ancak elektronik ortamda kontrol edilebildiği için düzenleyicinin belgeyi kâğıda basarak saklaması söz konusu değildir.

Alıcı ne yapmalı?

Alıcı, belgeyi kendisine iletildiği şekle uygun olarak saklar. Elektronik ortamda gelen belge elektronik ortamda, mali mühür veya imzasıyla birlikte; kâğıt olarak teslim edilen belge ise kâğıt ortamda saklanır.

Saklama yeri ve hizmet sağlayıcılar

• e-Belgelerin mükellefin kendi bilgi işlem sistemlerinde saklanması esastır; üçüncü kişiler nezdinde de elektronik saklama yapılabilir.
• Başka mükelleflere saklama hizmeti verecek kuruluşların GİB'den izin alması gerekir; izinli kuruluşların listesi ebelge.gib.gov.tr adresinde yayımlanır.
• Saklama hizmeti almak, belgelerin muhafaza ve ibrazına ilişkin asıl sorumluluğu ortadan kaldırmaz.
• Saklama Türkiye sınırları içinde yapılmalıdır; yurt dışında ikincil arşiv tutulmasına engel yoktur.

Ne kadar süre?

Vergi Usul Kanunu md. 253'e göre defter tutan mükellefler belgeleri ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl saklar. Türk Ticaret Kanunu md. 82 ise tacirler için on yıllık saklama süresi öngörür. Elektronik belgeler için de bu süreler geçerlidir.

Yükümlülük neyi kapsar?

Tebliğe göre yükümlülük yalnızca belge dosyasını değil; belgelerin doğruluğu, bütünlüğü ve değişmezliğine ilişkin elektronik kayıtları, veri tabanı dosyalarını, saklama ortamını ve doğrulama-görüntüleme araçlarını da kapsar. Belgelere istendiğinde kolayca erişilebilmeli, eksiksiz görüntülenebilmeli ve okunabilir kâğıt çıktısı alınabilmelidir.

Pratik öneriler

1. Entegratör veya portal değişikliğinde eski belgelerin özgün dosyalarını eksiksiz devralın.
2. Düzenli yedek alın ve yedeklerden geri yükleme denemesi yapın.
3. Gelen e-Belgeleri yalnızca PDF görüntüsü olarak değil, özgün elektronik dosyasıyla saklayın.

Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; kişiye özel yükümlülükler işletmenin durumuna göre farklılık gösterebilir.